ادارة المشاريع 2
1:- مفهوم تخطيط المشروع :-
يواجه المشروع العديد من المؤثرات الداخليه والخارجيه خلال مرحلة التنفيذ مثل) مستويات أداءالعاملين والمهارات التي يمتلكونها عدم أيفاء المورد بتوريد المواد بالجوده والوقت المطلوبين ( مما يتطلب أجراء عملية
تخطيط اللازمة ورسم الاستراتيجيات والاستجابات لمتطلبات التنفيذ وحل كل المعوقات والمشاكل التي تواجه عملية
تنفيذ وبذلك فان تخطيط المشروع يعني ( أداة لبناء تصور مسبق عن مراحل تنفيذ المشروع والمخاطر المتوقعه التي
يواجهها والاستجابات اللازمة للمعالجه ).
2:- خطه المشروع :-
هي خارطة الطريق التي يستند عليها فريق المشروع لتحديد فعاليات وانشطه المشروع أبتدأ من نقطةبدايه حتى نقطة النهايه , وعليه فأن عملية أعداد الخطة تتطلب جهدا مميزا ووقتا كبير من فريق المشروع او الخبراء
يهدف أعدادها بشكل جيد ومحاولة تقليل العقبات والصراعات التي يمكن أن يواجهها المشروع في مرحله التنفيد
ويستند أعداد الخطه على ثلاثة أبعاد أساسية هي:
- الوقت اللازم للانجاز.
- الموارد المانيه المطلوبه.
- الموارد البشريه والماديه المطلوبه.
وبذلك فان خطه المشروع بابعادها الثلاثه تهدف الى تحقيق السيطره على عملية التنفيذ من خلال المقارنه المستمره ماهو مخطط ويتم تنفيذه ويسعى فريق المشروع الى وضع المشروع بمساره الصحيح خخلال عملية التنفيذ مع الاخذ بالاعتبار الاختلافات المسموح بها بين المنفذ والمخطط
وهناك مجموعه من العوامل تتأثر بها كلفة أعداد الخطه يتطلب مراعاتها من قبل فريق المشروع وهذه العوامل هي :-
- درجة تعقيد المشروع :ترتفع التكاليف بارتفاع درجة تعقيد المشروع وخاصة )تكاليف التكنولوجيه الموارد الماديه بشري
- حجم المشروع : حيث تتطلب المشاريع الكبيره تكاليف أكبر لعملياتها الاداريه المرتبطه بالتخطيط والسيطره حيث تصل الى مانسبته %50 من تكلفة المشروع فيما تكون نسبتها التتجاوز %15 في المشاريع المتوسطه والصغيره ناهيك عن ما تتحمله المنظمه من تكليف تنفينيه في المشاريع الكبيره مقارنة يالمشلريع الاخرى
- درجة الشك وعدم التأكد: في المشاريع التقليديه كالمشاريع الانشائيه تكون تكاليف أعداد الخطه وكل متطلبات الاخرى فى مقارنة بكلفة المشاريع الحديثه وغير التقليديه وذلك لكون هذه المشاريع بعض نتائجها تكون غير مؤكده مثل مشاريع التقنيه الجديدة ومشاريع الطاقه المتجددة ومشاريع معالجة الاراض المزمنه والمستعصيه
- تلز مات التخطيط والرقابه : عندما تكون هذه المستلزمات بسيطه وسهلة الأستخدام قله التكلفه وكلما كانت معقده ومتطوره وذات تقنيه عاليه ازدادت تكلفتها.
- خبرة وثقافة المنظمه: بطبيعة الجال كلما كانت المنظمه خبيره ولديها خبره ممتازه بمجال تخطيط وتنفيذ المشاريع تكون تكاليف اعداد الخطه أقل معتمدة بذلك على قدراتها الذاتيه من عاملين وأدوات فيما أذا كانت المنظمه فتيه وليس لديها ثقافة وخبره جيدة بالتخطيط والتنفيذ أضطرت لألستعانه بالقدرات الخارجيه وتصبح تكاليف أعداد الخطه عاليه.
2 -3 مستلزمات التخطيط والسيطرة
تتطلب عملية التخطيط مجموعه من المستلزمات الضروريه ألعداد خطط وجداول وبرامج العمل ومن أهم هذه
امستلزمات هي:
- مخطط تحليل العمل ( Work - Breakdown Structure ( WBS
- مخطط جانت ( Gantt Chart )
- شبكة الاعمال Net Work
وتعتبر الادات الاساسيه لبناء جدولة المشاريع من خلال أستخدامها في تحليل بنية المشروع الى وحدات
نشاط صغيره يمكن جدولتها وقياسها والرقابه عليها مثل مشروع أنشاء بنايه متعددة الطوابق تحلل باستخدام ( WBS ) الى
انشطة ( انشانيه صحيه كهربائية ) ويتم تحليل كل نشاط الى مجموعة وحدات عمل يمكن جدولتها وأعطاء أوامر عمل
لتنفيذها
ويتم السيطره على الوقت باستخدام خرائط جانت أو شبكة الاعمال . ويتم السيطره على البعد المالي للمشروع واستخدام الموازنات التقديريه . فيما يتم السيطرة على الموارد البشريه والماديه باستخدام المستلزمات التاليه:-
- 1:- مصفوفة المصادر :- وهي تعمل على ربط المصادر البشريه والماديه بمهام المشروع وأنشطته حيث توضع المهام الحقول العموديه للمصفوفه وتوضع المصادر في الحقول الافقيه ,. مخطط (1-2)
المصادر / المهام
|
اختصاصيين
بالمناهج
|
مقيمين
|
اختصاصين
بالعلوم
|
اختصاصيين
|
طباعة
|
حاسوب
| |
حدد الحاجات
|
P
| ||||||
ثبت المتطلبات
|
P
| ||||||
صمم منهاجا مبدئيا
|
P
|
S
|
S
| ||||
قيم التصميم
|
S
|
P
| |||||
طور منهاج العلوم
|
S
|
P
| |||||
اختبر المنهاج المدمج
|
S
|
P
|
P
|
S
| |||
اطبع ووزع النتائج
|
S
|
P
|
S = مسؤلية ثانوية
شكل ( 2-1 ) مصفوفات المصادر
- 2:- مخطط جانت للمصادر :- وهنا يتم تويع المصادر عموديا على مراحل حياة المشروع أفقيا. وبهذه المخططات كننا متابعة توزيع المصادر فعليا مقارنة بالمخطط . مخطط (2-2)
شكل ( 2 - 2 ) مخطك غانت للمصادر
- 3: - مخطط تحميل المصادر:- ويصور هذا المحصد دوره حيه المسروع من سطور استهالك المصادر أو الموارد , يبين المخطط أن استهاك المصادر يكون قليال نسبيا في المراحل الاولى للمشروع ثم تتحرك بشكل كبير خلال الرحلة المتوسطه للمشروع وتتناقص تدريجيا حتى نهايه المشروع, مخطط ( 3-2 )
شكل ( 2-3 ) مخطط تحميل المصادر
2-5 وثيقة المشروع:-
وهي من أهم الوثائق للمشروع حيث انها تعبر عن كل مايتعلق بالمشروع وتمثل الاطار العام لمكونات خطة لمشروع وتدرج فيها البنود التاليه:- 1- العنوان:- ويمثل عنوان المشروع والجهه المنفذة والجهه المستفيد من المشروع.
- 2- دوافع المشروع :- أي تحديد الدوافع الداخليه والخارجيه ألنجاز المشروع والاسباب التي دعت لقيامه.
- 3- جهة أقرار المشروع :- هي الجهه أو الجهات التي أقرت المشروع والتي يتحاور معها فريق المشروع عند التنفيذ مواجهة الخروقات والصراعات والانحرافات أثناء عملية التنفيذ
- 4- الجهه المستفيده :- وهي الجهه التي تقوم بأستخدام المشروع بعد الانجاز ) المستفيد النهائي(.
- 5- أهداف المشروع :- وتمثل النتائج النهائيه للمشروع والمتوافقه مع أختبار 53 والذي يعبر عن العناصر التاليه:
M=Measurab قياسات محدده لكل مرحله من المراحل ( قابله للقياس )
A-Achievable يمكن تحقيقها من الموارد المتاحه ( قابله لالنجاز )
R=Realistic تأخذ بنظر الاعتبار متغيرات البينه المحيطه والموارد المتاحه ( واقعيه )
T=Time Bound مراعاة وقت التسليم الذي يحدده المستفيد ( محدد زمنيا )
نطاق المشروع :تحديد الاطراف المؤثره والمتاثره بالمشروع وهذا يتطلب تحديد أقسام المنظمه المؤثره في أنجاز المشروع ودورها في انجاز مراحل المشروع
- القيود:- وتمثل المحددات المفروضه على المشرو ع ومنها الوقت والكلفه والجوده.
- الموازنه التقديريه :- وتمثل مارصد للمشروع من مبالغ تقديريه لتغطية تكاليف المشروع وكل مرحله من مراحله.
- الناتج النهائي للمشروع :- وهي النتائج الملموسه وغير الملموسه للمشروع ولكل مرحله من مراحل التنفيذ
- أستراتيجيات التنفيذ :- وتبين استراتيجيات وقوا عد العمل التنفيذي للمشروع ولكل مرحله من مراحله.
- تحليل المخاطر :- وتمثل تحديد انواع المخاطر والصعوبات التي يمكن أن تواجه المشروع واحتمالات حدوثها ووضع خطط المواجهتها التقليل الاثار الملبيه لها.
- مراحل المشروع :- حيث يتم تحديد المراحل الرئيسيه والثانويه للمشروع وتقدير الوقت الالزم لتنفيذهد
2 - 5 مزايا تخطيط المشروع:-
أن تخطيط المشروع يحقق مجموعه من المزايا للمنظمه وأهمها:- تخفيض كلفة المشروع:- أن عملية التخطيط الناجحه للمشروع تستطيع توقع كل المتغيرات التي يمكن أن حصل أثناء عملية التنفيذ والتي يمكن أن تحقق تخفيض في التكاليف حيث أن كلفة المشروع ترتبط بالتغيرات التي تطرأ على المشروع خلالعملية التنفيذ . وخفض تكاليف المشروع يتطلب تحديد هذه التغيرات ودراستها وتحليل تكاليفها عند بداية أقرار المشروع
- تقليص مدة التنفيذ:- أن دراسة وتحليل الفترات الزمنيه الخاصه بمراحل تنفيذ المشروع والجدول الزمني نفيذ المشروع بأكمله تعتبر من المسائل المهمه عند تخطيط المشروع وخلال عملية التحليل يتم أجرا التغيرات وتحليل فها خلال عملية التنفيذ بالشكل الذي يساهم في تقليص الفتره الزمنيه ألنجاز المشروع.
- تحسين جودة المشروع :- تلعب عملية تخطيط المشروع دورا أساسيا في تحديد توقعات وأحتياجات المستهلك والنائج النهائي للمشروع , ومن المسلم به أن من العناصر المهمه ألي مشروع هو مدى تقبل المستهلك أو المستفيد النهائي لهذا الناتج. وتسعى المشروعات الناجحه الى أن تجعل عملية تحقيق الجوده التي يريدها المستفيد هدفا رئيسيا وان تكون هذه العمليه مستمره في أطار الجوده الشامله
الفصل الثالث
تنظيم وتنفيذ المشروع
يعتبر تنظيم المشروع من الوظائف الاساسيه التي توضح كيفية أرتباط المشروع بالمنظمه والاسس التنظيميةالتي تحكم المشروع نفسه , وسوف نتعرف في هذا الفصل على اهم الاشكال التنظيميه المستخدمه في تنظيم المشروع
مدير المشروع ( Project manager ) :- وهو الشخص المسؤول عن تخطيط وتنفيذ وأكمال المشروع بالشكل المطلوب . ويمكن تحديد مهام مدير المشروع
حسب الاولويه بما يلي:
- 1- أعداد ميزانية المشروع الاوليه
- 2- جدوله أوليه الانشطة المشروع
- 3- أختيار فريق المشروع
- 4- التأكد من كفاية الموارد والتسهيالت المقدمه ألنجاز المشروع
- 5- تقييم مصادر التوريد مع التأكيد على التوريدات المبكره في حياة المشروع
كما يلي جدوال يوضح أوجه الاختالف بين المديرالوظيفي ومدير المشروع
جدول (1-3) أوجه الاختالف بين المدير الوظيفي ومدير المشروع
المدير الوظيفي
|
مدير المشروع
|
-مسؤول عن ادارة الوضع الروتيني
|
- مسؤل عن ادارة عملية التغير
|
-الصلاحيات معروفة ومحدده من خلال الهيكل التنظيمي
|
- خطوط السلطة غير معروفة بشكل واضح
|
-مهام ثابتة ومحددة
|
- حزم متنوعة من المهام
|
-يعمل من خلال اطر تنظيمية مستقرة ومستمرة مع حياة المنظمة
|
- يعمل في اطار تنظيمي يرتبط بحياة المشروع
|
- تصنف مهامة بالتركيز على صيانة وادامة الوضع الحالي
|
- تتصف مهامه بالابداع والابتكار
|
-المهمه الرئيسة هي تحقيق الوضع الامثل
|
- المهمه الرئيسيه هي خلق التوازنات وحل الصراعات
|
- يتحقق النجاح من خلال انجاز الاهداف المؤقتة قصيرة الاجل
------------------------------------------------------------
- مواجهة محددة مع المتغيرات والمخاطر
|
- يتحدد النجاح من خلال انجاز الاهداف النهائية للمشروع
-----------------------------------------------------
- مواجهة مستمرة مع عدم التاكد والمخاطر
|
مواصة صفات مدير المشر وع :-
ينبغي توفر المواصفات التاليه لمدير المشروع لكي يكون مؤهلالادارة المشروع
- مهارات تقنيه :- ترتبط بطبيعة ونوع المجال الذي تستخدم به المهارات ( أنشائي , صناعي, معلوماتي , زراعي اجتماعي وغير ذلك ) وتساهم هذه المهارات في بناء وتطوير الشهادات الاكاديميه والتدريبيه في مجال الاختصاص بالاظافة الى الخبره المتراكمه.
- مهارات أداريه :- قدره عاليه في أتخاذ القرار , وخبره في عملية تخطيط وتنظيم المشروع: أمكانيه عاليه في توجيه والرقابه على المشروع , أن اغلب هذه المهارات تكتسب من خلال الخبره العمليه أضافه الى المشاركه في .دورات متخصصه في بناء مهارات أدارة المشاريع . وفي بعض البلدان لاتمنح أدارة المشروع أذا لم يكن حاصال على اجازة من جهه متخصصه في أدارة المشاريع مثل من جمعية أدارة المشروع الامريكي( PMA ) أو ( PMI ) المعهد البرطاني للادارة المشاريع
- مهارات فكريه : - قدره عاليه في تحديد المشاكل وتحليلها ووضع البدائل أو الحلول لها وأختيار البديل ( الحل) ضل ( كما ويتمتع بقدره على تقديم أفكار جديده وبناءه تصب في دعم رأس المال الفكري للمشروع والمنظمه.
- مهارات أنسانيه :- قدره على الاتصال بالاخرين وحل الصراعات وتكوين فرق العمل وغير ذلك من المهارات التي تحفز العاملين وتوحد جهودهم bنجاز المشروع بأكمل صوره.
الهبكل التنظيمي للمشروع:-
لبناء الهيكل التنظيمي هناك معايير تنظيميه تحدد الاسس التي بموجبها يتم تحديد الوحدات التنظيميه والتي يتضح مصها مقارنة بالوحدات الاخرى ومن هذه الاسس مايلي:-
- الاساس الوظيقي :- هو الاكثر شيوعا حيث يتم تنظيم الاعمال في المنظمه في ضوء الوظائف الرئيسيه لها ( الانتاج تمويل , والتسويق )
- نوع الزبون : أي على أساس فئات المستهلكين الذين يتعاملون مع منتجات المنظمه رجالي , نساني . أطفال ) .
- الموقع الجغرافي:- عندما تتوزع أنشطة المنظمه على عدة مواقع جغرافيه يتم تقسيم أعمالها حسب الموقع ( متوسط , الجنوب ’ الشمال )
- العمليات الانتاجيه :- وفق العمل الانتاجي المتسلسل ( سباكه, خراطه, صياغه.تجميع)
- الزمان : - أذا كانت المنظمه تعمل بأكثر من وجبه عمل يتم تنظيم العمل على أساس أدارة الوجبات ( صباحيه مسائيه)
- الاساس المركب:- أي استخدام أكثر من أساس من ما ذكر أعاله.
أولا: المشروع جزء من التنظيم الوظيفي:-
وهنا يعتبر المشروع أحد الوظائف في المنظمه ويرتبط بأحد الالقسام التنظيميه الذي يدعم ذلك القسم ويمنحه قسم المعني الاهتمام الاكبر, لضمان نجاحه الفعلى سبيل المثال أذا أرادت المنظمه الانتاجيه طرح منتوج جديد بخط انتاجي جديد تربط هذا الخط بمدير الانتاج لكي يقوم بالاشراف المباشر على المشرو وتتمتع هذه الصيغه بالمزايا التاليه:-
- تعميق وتوسيع خبرات العاملين في القسم الوظيفي الذي يرتبط فيه المشروع من خلال تفاعلهم وأشتراكهم في دل الخبره والمعرفه من خلال التعاون لايجاد حلول مبدعه للمشاكل اثناء عمليه التنفيذ.
- أعطاء مرونه عاليه لالستخدام العاملين حيث أن العاملين بالقسم يكونون قاعدة دعم للمشروع من خلال ما امتلكونه من خبره ومعرفه تقنيه أضافه الى أمكانية أستثمار الخبرات في الاقسام الاخرى من خلال المناقله بين المشروع من تلك الاقسسام.
- يبقى القسم الوظيفي قاعدة في تقديم الدعم التقني حتى عندما يترك الافراد المشروع . ويبقى القسم الوظيفي سار الطبيعي لتقدم الافراد.
- يبقى الزبون لايحضى بأهتمام العاملين لان القسم الوضيفي يبقى تركيزة على المهام الروتينة الخاصة به .
- عمل الافراد يكون موجها باتجاه الوظيفه والتخصص بدلامن المشكله التي تمثل الاساس في نجاح المشروع.
- عدم وضوح مسؤولية المشروع اذ لا يوجد فرد يتحمل المسؤوليه الكامله عن المشروع التي تقع خارج أهتمام ليس للوظيفة.
- يتم التركيز على الانشطه المرتبطه بتخصص القسم الوظيفي مع أهتمام أقل بالجوانب التي تقع خارج الاهتمام ليسي للوظيفه
- قد لاتشكل أنشطة المشروع حافزاللافراد لتقديم مساهماتهم بالشكل الامثل لاعتقادهم بان الوضيفة هي المسار المباشر الذي ينبغي التركيز عليه
- لايصلح هذا التنظيم للمشاريع المعقده والكبيره: مثل تطوير صناعة الطائرات أو الابحاث الاستراتيجيه
شكل (1-3) يوضح التنظيم الوظيفي للمشروع
ثانيا:- تنظيم المشروع المستقل:-
وفق هذه الصيغه يكون المشروع منفصال عن بقية التنظيم بالمنظمه الام. فيكون وحده تنظيميه مستقله من العاملين وترتبط بالمنظمه الام عن طريق تقارير دوريه أما الجانب المالي فمن الممكن السماح للمشرو ع أن يعمل إيه كامله ضمن سقف مالي محدد. أن هذه الصيغه التنظيميه يمكن أن ترد بشكلا اكثر توافقا مع الجوانب الفنيه في كل
فروع من حيث
- التوجيهات الهندسيه
- عمليات التصنيع
- سلطة المدير كامله على المشروع بالرغم من أنه يعمل تحت أشراف وقيادة أحد الرؤساء ذات السلطه الاعلى في لمنظمة.
- قوة العمل بالمشروع ترتبط بشكل مباشر مع مدير المشروع ويتخذون قراراتهم التقنيه دون الحاجه للحصول على موافقة رؤساء الوحدات التنظيميه وبذلك فهم يتحملون مسؤولياتهم مباشرة مع مدير المشروع.
- كفاءة الاتصالات نتيجة اختصار خطوط الاتصالات حيث يمكن لمدير المشروع أن يتصل مباشرة بالاداره العليا للمنظمة
- سرعه عاليه في الاستجابه لمتطلبات الزبون واحتياجات الاداره العليا وذلك لقدرة أدارة المشروع على اتخاذ القرارات السريعة.
- سهولة في فهم الادوار التنظيميه ومرونه عاليه في التنفيذ ,من خلال تفاعلهم واشتراكهم في تبادل المعرفة والخبره والتي قد تساهم في خلق حلول مبدعة نتيجة التعاون في حل المشاكل التقنية .
- عند تعدد المشروعات التي تنفذها المنظمه في وقت واحد قد يؤدي ذلك الى بعثرة الجهود وانعدام التنسيق بين المشروعات والاقسام الوظيفيه
- أن هذا التنظيم يمنع أدارة المشروع من الاستفادة من الخبرات الفنيه المتاحه في المنظمه الان هذا التنظيم لا يجعل الاتصال متاح بين فريق عمل المشروع والقسم الوظيفي المرتبط بأختصاص كل عضو من أعضاء الفريق.
- يولد أحساس بالقلق لاعضاء الفريق لتفكيرهم بمصير الفريق بعد انتهاء المشروع
- يولد درجه من عدم الاتساق في طريقة تنفيذ السياسات المرسومه من قبل المنظمه والاحتياجات التقنيه اللازمة لتفيذ المشروع.
شكل (2-3) يوضح صورة الهيكل التنظيمي للتنظيم المستقل للمشروع
شكل)2-3) تنظيم المشروع المستقل
ثالثا:- تنظيم المصفولة:- بوهو خليط من التنظيم المستقل والتنظيم الوظيفي لغرض الاستفاده من مزايا التنظيمين المذكورين . أن القوه مه لتنظيم المصفوفه هو حاجة المنظمه التي تعمل في مجالات عالية التقنيه الى تكامل التخصصات الوظيفيه عندما
في عدة مشروعات وترغب بالمشاركه الزمنيه ( Time Sharing) للخبره بين المشاريع < أن تنظيم المصفوفه هو ق لمنهج النظم حيث تتحمل المنظمه مسؤولية تحقيق تكامل تصميم للمشروع لضمان أن جميع أجزاء المشروع تعمل
ق وكما هو مخطط
يتميز تنظيم المصفوفه بالمزايا التاليه:-
- مدير المشروع يتحمل مسؤولية المشروع ألنجاز المشروع وفق معايير ( الزمن , الكلفه , الجوده ) كما هو الحال للتنظيم المستقل
- يتيح تنظيم المصفوفه فرصة الاستفاده من الخبرات المتاحه في المنظمه وذلك من خلال استخدامها بشكل مؤقت لصالح المشروع
- عند تعدد المشروعات يسمح تنظيم المصفوفه باستخدام الموارد المتاحه في المنظمه لغرض تحقيق أهداف المشروعات والمنظمه في ظل معايير( الزمن ’ الكلفة , الجودة )
- أستجابه سريعه لاحتياجات الزبون وبنفس مرونة التنظيم المستقل.
- تحقيق الاتساق بين أجراءات وسياسات المشروع مع أجراءات وسياسات المنظمه لتوفر قنوات أتصال مناسبه لممثلي الوحدات التنظيمية
- يولد هذا التنظيم صراعات بين مديري المشروعات لسعي كل مدير مشروع للحصول على أفضل الموارد لضمان اح مشروعه دون أن يأخذ بنظر الاعتبار تحقيق الامثليه لجميع أهداف المنظمه والتي ينبغي تحقيقها من خلال جميع المشروعات.
- ضعف درجة تحكم أدارة المشروع بالقرارات التقنيه والتنظيميه وحسب الاختصاص . فالقرارات الهندسيه تحت سيطرة القسم الهندسي , والقرارات التسويقيه تحت سيطرة مدير التسويق. بينما يحتفظ مدير المشروع بسلطة تسيير المشروع ويفتقد أحيانا السلطة التفاوضيه القويه للحصول على الموارد
- يتعارض تنظيم المصفوفه مع مبدأ أساسي في الاداره وهو "وحدة الامر" أذ يوجد للعامليين رئيسين . رئيس تسويقي ومدير مشروع وهذا المر يسبب أرباك وتداخل وصراع في العمل
شكل (3-3) يوضح صورة تنظيم المصفوفه للمشروع
3-3 المؤشر ات الخارجيه والداخليه المؤثره في تنفيذ المشروع:-
أن اي منظمه تعمل في بينه تختلف عن بيئة المنظات الاخرى وبشكل عام فأن المنظمه تتاثر وتؤثر بالبينه المحيطه بها بشكل أو بأخر . وهناك مجموعه من المؤثر ات الداخليه والخارجيه تؤثر على المشروعات وفيما يلي وصفا لكل منها:-
أولا: المؤثرات الخارجيه:-
وهي المؤثرات الموجوده في بينة المشروع أو محيطه الخارجي تؤثر على مراحل تنفيذ المشروع وتقسم الى اربعة انواع هي:-
- المؤثرات السياسيه:- وتمثل مجموعه التغيرات السلبيه والايجابيه على المستويين المحلي والعالمي التي تدفع ادارة المشروع الى اعداد حسابات خاصه بهذه التغيرات في مجال حساب أوقات التنفيذ ألنجاز أنشطة المشروع أو في مجال توفير مستلزمات عملية التنفيذ من الموارد الماديه والبشريه , ومن أهم هذه المؤثرات الانقلابات. الصراعات, والحروب التظاهرات والاعتصامات,
- المؤثرات الاقتصاديه:- من أهم هذه المؤثرات هي الكساد أو الازدهار الاقتصادي والدخول تحت منظمة عمل منظمات الاقتصاد العالمية مثل ( IOS ) ومنظمة التجاره العالميه والسوق الاوربيه ....الخ . أضافه الى القرارات اقتصاديه التي تتخذها الدوله وتلقي بتأثيراتها على تنفيذ المشروعات.
- المؤثرات الاجتماعيه :- وهي المؤثرات الناجمه عن ابعاد أجتماعيه مثل العادات والتقاليد وتغيير الرغبات وأذواق واتجاهات الزبائن
- المؤثرات الجغرافيه:- وهي مؤثرات الظروف المناخيه ( الحراره,الامطارء الفيضانات . العواصف ) وتأثيرات الموقع الجغرافي الاخرى
وهي المؤثرات من داخل المنظمه او من داخل المشروع أثناء عملية التنفيذ والتي تأخذ صيغ وأشكال مختلفه بها:-
- مؤثرات بشريه:- وهي مؤثرات لها علاقه بالعاملين من تقسيمات او تصنيفات من حيث الاختصاصات المهنيه وظيفيه وكنلك مايتعلق بالابداع والمهاره التي لها دورا في أنجاز المشروع بالشكل المطلوب.
- مؤثرات تنظيميه :- وهي كل مايرتبط بالتوسع أو الالنكماش التنظيمي وتوفير القيادة الكفوء واعتماد مبدأ المركزية و اللامركزية في تفويض الصلاحيات والمسؤوليات وكل ماله علاقه بالسلوك التنظيمي والثقافه التنظيميه وأدارة المعرفة ذلك في توفير البينه اللازمه ألانجاز المشروع.
- مؤثرات تقنية :- مؤثرات الموجود الفعلي من التقنيات التي سيتم توظيفها لانجاز المشروع .
لاي مشروع لابد من التخطيط لعملية التنفيذ قبل الشروع بهذه العمليه . أن عملية التخطيط لتنفيذ المشروعات تطلب دراسة وتحديد المتطلبات التاليه:-
- الوقت المطلوب لتجهيز المواد اللاومة لعملية التنفيذ
- أنواع وأعداد ومدة أستعمال المكائن والمعدات المطلوبه للتنفيذ.
- نوع وأعداد العاملين الواجب استخدامهم لعملية التنفيذ ومدة عملهم.
- المساعدات أو المتطلبات الماليه الاظافيه التي قد يحتاجها المشروع اثناء عملية التنفيذ.
- المده الزمنيه المطلوبه لانجاز المشروع بكل متطلباته.
- مرحلة التهينه للموقع :- وتشمل تحديد الموقع والابعد وتهيئة المعدات وتهيئة الارض بالشكل الذي يحتاجها مشروع
- مر حلة أرساء القوا عد الاساسية للمشروع:- أي الاعمال الهندسيه والفنيه الخاصة ببناء الاسس ونصب القوالب ووضع حديد التسليح وصب ومعالجة الخرسانهة ورفع القوالب وكل الاعمال الانشانيه والحديديه والخشبيه والتسقيف
- مرحلة الاعمال التكميليهك- وتشمل الاعمال الكهربائيه والصحيه والبلاط وأعمال الدهان والديكور والواجهات والتشطيب النهائي للمشروع
وهي نماذج تعد مسبقا في تخطيط عملية التنفيذ للمشروع منها:-
طريقة الاعمده أو مخطط جانت :- وتعتبر من الوسائل الضروريه في تخطيط الاعمال والمشروعات , وهي خرائط وضعت من قبل هنري جانت ويعتبر من الرواد الاوائل لحركة الاداره العلميه ( لتخطيط ومراقبة تنفيذ الاعمال وعرفت بأسمه ولازالت تستخدم بشكل واسع في المجالات الصناعيه والانشائيه والعلميه والزراعيه. وتتكون هذه الخرائط من محورين الاول عمودي
حيث توضع فيه الاعمال أو النشاطات والمحور الثاني افقي هو محور الزمن حيث تقسم مدة تنفيذ المشروع الى وحدات أصغر ( ساعات, أيام , أشهر) فيما يوضع في منطقه المحوريين أشرطه تمثل مدة التنفيذ لاي نشاط من انشطة او أعمال المشروع: بحيث يمثل بداية الشريط وقت بداية التنفيذ للنشاط ونهاية الشريط وقت نهاية التنفيذ للنشاط وطول الشريط يمثل مدة التنفيذ للنشاط وطول الشريط يمثل مدة التنفيذ للنشاط
تعتبر خرائط جانت أداة تخطيط وجدوله للمشاريع وتساعدالادارات في الجدوله الاوليه لاعمال المشروع ومن ثم مراقبة عملية التنفيذ ولكل مراحل التنفيذ عبر الزمن من خلال مقارنة العمليات المخططه مع العمليات التنفيذيه والشكل ( 4-3) يوضح خراط جانت لاحد المشاريع.
اسئلة التي اتت في الامتحان
المدير الوظيفي
|
مدير المشروع
|
-مسؤول عن ادارة الوضع الروتيني
|
- مسؤل عن ادارة عملية التغير
|
-الصلاحيات معروفة ومحدده من خلال الهيكل التنظيمي
|
- خطوط السلطة غير معروفة بشكل واضح
|
-مهام ثابتة ومحددة
|
- حزم متنوعة من المهام
|
-يعمل من خلال اطر تنظيمية مستقرة ومستمرة مع حياة المنظمة
|
- يعمل في اطار تنظيمي يرتبط بحياة المشروع
|
- تصنف مهامة بالتركيز على صيانة وادامة الوضع الحالي
|
- تتصف مهامه بالابداع والابتكار
|
-المهمه الرئيسة هي تحقيق الوضع الامثل
|
- المهمه الرئيسيه هي خلق التوازنات وحل الصراعات
|
- يتحقق النجاح من خلال انجاز الاهداف المؤقتة قصيرة الاجل
------------------------------------------------------------
- مواجهة محددة مع المتغيرات والمخاطر
|
- يتحدد النجاح من خلال انجاز الاهداف النهائية للمشروع
-----------------------------------------------------
- مواجهة مستمرة مع عدم التاكد والمخاطر
|
س/ ما المؤشر ات الخارجيه والداخليه المؤثره في تنفيذ المشروع:-
أن اي منظمه تعمل في بينه تختلف عن بيئة المنظات الاخرى وبشكل عام فأن المنظمه تتاثر وتؤثر بالبينه المحيطه بها بشكل أو بأخر . وهناك مجموعه من المؤثر ات الداخليه والخارجيه تؤثر على المشروعات وفيما يلي وصفا لكل منها:-
أولا: المؤثرات الخارجيه:-
وهي المؤثرات الموجوده في بينة المشروع أو محيطه الخارجي تؤثر على مراحل تنفيذ المشروع وتقسم الى اربعة انواع هي:-
- المؤثرات السياسيه:- وتمثل مجموعه التغيرات السلبيه والايجابيه على المستويين المحلي والعالمي التي تدفع ادارة المشروع الى اعداد حسابات خاصه بهذه التغيرات في مجال حساب أوقات التنفيذ ألنجاز أنشطة المشروع أو في مجال توفير مستلزمات عملية التنفيذ من الموارد الماديه والبشريه , ومن أهم هذه المؤثرات الانقلابات. الصراعات, والحروب التظاهرات والاعتصامات,
- المؤثرات الاقتصاديه:- من أهم هذه المؤثرات هي الكساد أو الازدهار الاقتصادي والدخول تحت منظمة عمل منظمات الاقتصاد العالمية مثل ( IOS ) ومنظمة التجاره العالميه والسوق الاوربيه ....الخ . أضافه الى القرارات اقتصاديه التي تتخذها الدوله وتلقي بتأثيراتها على تنفيذ المشروعات.
- المؤثرات الاجتماعيه :- وهي المؤثرات الناجمه عن ابعاد أجتماعيه مثل العادات والتقاليد وتغيير الرغبات وأذواق واتجاهات الزبائن
- المؤثرات الجغرافيه:- وهي مؤثرات الظروف المناخيه ( الحراره,الامطارء الفيضانات . العواصف ) وتأثيرات الموقع الجغرافي الاخرى
وهي المؤثرات من داخل المنظمه او من داخل المشروع أثناء عملية التنفيذ والتي تأخذ صيغ وأشكال مختلفه بها:-
- مؤثرات بشريه:- وهي مؤثرات لها علاقه بالعاملين من تقسيمات او تصنيفات من حيث الاختصاصات المهنيه وظيفيه وكنلك مايتعلق بالابداع والمهاره التي لها دورا في أنجاز المشروع بالشكل المطلوب.
- مؤثرات تنظيميه :- وهي كل مايرتبط بالتوسع أو الالنكماش التنظيمي وتوفير القيادة الكفوء واعتماد مبدأ المركزية و اللامركزية في تفويض الصلاحيات والمسؤوليات وكل ماله علاقه بالسلوك التنظيمي والثقافه التنظيميه وأدارة المعرفة ذلك في توفير البينه اللازمه ألانجاز المشروع.
- مؤثرات تقنية :- مؤثرات الموجود الفعلي من التقنيات التي سيتم توظيفها لانجاز المشروع .
لبناء الهيكل التنظيمي هناك معايير تنظيميه تحدد الاسس التي بموجبها يتم تحديد الوحدات التنظيميه والتي يتضح مصها مقارنة بالوحدات الاخرى ومن هذه الاسس مايلي:-
- الاساس الوظيقي :- هو الاكثر شيوعا حيث يتم تنظيم الاعمال في المنظمه في ضوء الوظائف الرئيسيه لها ( الانتاج تمويل , والتسويق )
- نوع الزبون : أي على أساس فئات المستهلكين الذين يتعاملون مع منتجات المنظمه رجالي , نساني . أطفال ) .
- الموقع الجغرافي:- عندما تتوزع أنشطة المنظمه على عدة مواقع جغرافيه يتم تقسيم أعمالها حسب الموقع ( متوسط , الجنوب ’ الشمال )
- العمليات الانتاجيه :- وفق العمل الانتاجي المتسلسل ( سباكه, خراطه, صياغه.تجميع)
- الزمان : - أذا كانت المنظمه تعمل بأكثر من وجبه عمل يتم تنظيم العمل على أساس أدارة الوجبات ( صباحيه مسائيه)
- الاساس المركب:- أي استخدام أكثر من أساس من ما ذكر أعاله.
س// أساليب تخطيط وجدولة تنفيذ المشروع:-
لاي مشروع لابد من التخطيط لعملية التنفيذ قبل الشروع بهذه العمليه . أن عملية التخطيط لتنفيذ المشروعات تطلب دراسة وتحديد المتطلبات التاليه:-
س// ضع خط تحت الاجابة الصحيحة من بين ماموجود داخل الاقواس . لاي مشروع لابد من التخطيط لعملية التنفيذ قبل الشروع بهذه العمليه . أن عملية التخطيط لتنفيذ المشروعات تطلب دراسة وتحديد المتطلبات التاليه:-
- الوقت المطلوب لتجهيز المواد اللاومة لعملية التنفيذ
- أنواع وأعداد ومدة أستعمال المكائن والمعدات المطلوبه للتنفيذ.
- نوع وأعداد العاملين الواجب استخدامهم لعملية التنفيذ ومدة عملهم.
- المساعدات أو المتطلبات الماليه الاظافيه التي قد يحتاجها المشروع اثناء عملية التنفيذ.
- المده الزمنيه المطلوبه لانجاز المشروع بكل متطلباته.
1:- انها تعبر عن كل مايتعلق بالمشروع وتمثل الاطار العام لمكونات خطة المشروع ( وثيقة المشروع , تخطيط المشروع , ومخطط جانت )
2:- يتم توزيع المصادر عموديا على مراحل حياة المشروع افقيا , وهذة المخططات يمكننا متابعة توزيع المصادر فعليا ( مصفوفة المصادر , مخطط جانت , مخطط تحليل العمل )
3:- سهولة في فهم الادوار التنظيمية ومرونة عالية في التنفيذ , من خلال تفاعلهم واشتراكهم في تبارد المعرفة والخبرة والتي قد تساهم في خلق حلول مبدعة نتيجة التعاون في حل المشاكل التقنية ( مزايا التنظيم المستقل , مواصفات مدير المشوع , مزايا تنظيم المصفوفة )
4:- كفائة الاتصالات نتيجة اختصار خطوط الاتصالات حيث يمكن لمدير المشروع ان يتصل مباشرة بادارة العليا للمنظمة . ( مزايا التنظيم المستقل , مواصفات مدير المشروع , مزايا تنظيم المصفوفة )
5:- قد لاتشكل انشطة المشروع حافزا للافراد للتقديم مساهمتهم بالشكل الامثل لاعتقادهم بان الوظيفه هي المسار المهني المباشر الذي ينبغي التركيز عليه ( عيوب تنظيم المصفوفات , عيوب تنظيم المستقل , عيوب التنظيم الوظيفي )
6:- يولد هذا التنظيم صراعات بين مدير المشروعات لسعي كل مدير مشروع للحصول على افضل الموارد لنجاح مشروع دون ان ياخذ بنظر الاعتبار تحقيق المثلية لجمع اهداف المنظمة ( عيوب التنظيم المستقل , عيوب تنظيم المصفوفة , عيوب التنظيم الوظيفي )
تعليقات
إرسال تعليق