بعض مهمات اداره المشاريع
س // اعرف المشروع وماهى المعايير
المشروع:- هو نشاط بشري منظم يهدف الى انجاز هدف محدد خلال فترة زمنية محددة وبأستخدم موارد متنوعه.
معايير المشروع
- انشطة غير متكررة .
- محاولة لتقديم منتوج أو خدمة لأول مرة
- حجم قليل وتنوع كبير في الأنشطة
- انشطة لها بدايات ولها نهايات زمنية محددة
- الغرض :- لكل مشروع غرض محدد لتحقيق نتائج نهايئة مخطط لها.
- دورة الحياة :- يعتبر المشروع بمثابة كائن له دورة حياة تبدأ بمجموعة أنشطة تتزايد مع مرور الوقت ثم تنخفض حتى تنتهي بانجاز المشروع.
- الأنفرادية :- يتميز كل مشروع بخصائص تميزه عن المشاريع الأخرى ولا يوجد مشروعان متماثله مع بعضهما.
- الصراع :- يواجه مدير المشروع مجموعة مواقف تتميز بالصراع ومنها تنافس المشروعات مع الأقسام الوظيفية في المنظمة.
- التداخلات :- قد تواجه ادارة المشروع تداخلات مستمرة من الأقسام الوظيفية في المنظمة مثل (التسويق و التمويل و التصنيع ).
- المجال :- هو وجود تباينات قليلة بين توقعات المستفيد النهائي للمشروع وما تم تنفيذه في كل مرحلة من مراحل المشروع.
- الكلفه :- هي تحقيق أقل ما يمكن من الأنحرافات بين التكاليف المقدرة والفعلية.
- الجدولة :- وتعني السيطرة على توقيقات بداية ونهاية جميع مراحل المشروع.
- رضا المستهلك :- أي أن المشروع يلبي الأحتياجات الرئيسية للمستهلك أو المستفيد.
وتيقه المشروع:- هي من أهم الوثائق للمشروع حيث أنها تعبر عن كل مايتعلق بالمشروع البنود وتمثل الأطار العام لمكونات خطة المشروع.
بنود وثيقة المشروع
- العنوان :- ويمثل عنوان المشروع والجهة المنفذة والجهة المستفيدة من المشروع.
- دوافع المشروع :- تحديد الدوافع الداخلية والخارجية لانجاز المشروع والأسباب ألتي دعت لقيامه
- الجهة المستفيدة :- وهي الجهة التي تقوم بأستخدام المشروع بعد الأنجاز(المستفيد النهائي).
- القيود :- وتمثل المحددات المفروضه على المشروع ومنها الوقت والكلفة والجودة.
- الناتج النهائي للمشروع : - وهي النتائج الملموسة ولاغير ملموسة للمشروع ولكل مرحلة من مراحل التنفيذ.
المدير الوظيفي
- مسؤول عن أدارة الوضع الروتيني
- الصلاحيات معروفة ومحددة من خلال الهيكل النظيمي
- مهام ثايتة ومحيدة
- يعمل من خلال اطر تنظيمية مستقرة ومستمره مع حياة المنظمة
- تتصف مهامه بالتركيز على صيانة و ادامة الوضع
- المهمه الرئيسية هي تحقيق الوضع الامثل
- يتحقق النجاح من خلال انجاز الاهداف المؤقتة قصيرة الاجل
- مواجهة محدده مع التغيرات والمخاطر
- مسؤول عن أدارة عملية التغيير
- خطوط السلطة غير معروقة بشكل واضح
- حزم متنوعه من المهام
- يعمل في اطار تنظيمي يرتبط بحياة المشروع
- تتصف مهمه بالابداع والأبتكار
- المهمه الرئيسية هي خلق التوازنات وحل الصراعات
- يتحقق النجاح من خلال انجاز الاهداف النهائية للمشروع
- مواجهة مستمرة مع عدم التاكد والمخاطر
المؤثرات الداخلية :- هي مؤثرات من داخل المنظمة أو من داخل المشروع أثناء عملية التنفيذ
أنواعها
- .مؤثرات بشرية:- وهي لها علاقه بالعاملين من تقسيمات من حيث الأختصاصات المهنية والوظيفية وكذلك مايتعلق بالمهارة التي لها دور في أنجاز المشروع
- مؤثرات تنظيمية:- وهي كل مايرتبط بالتوسع أو الأنكماش التنظيمي وتوفير القيادة العفو وأعتماد مبدأ المركزية أو اللامركزية في تفويض الصلاحيات
- مؤثرات تقنية:- هي مؤثرات الموجود الفعلي من التقنيات والأتمته للمعلومات التي سيقم توظيفها لأنجاز المشروع.
المؤثرات الخارجية:- هي الموجودة في بيئة المشروع أومحيطه الخارجي تؤثر على مراحل تنفيذ المشروع
أنواعها
- المؤثرات السياسية: -هي مجموعة التغيرات السلبية والأيجابية على المستويين المحلي والعالمي.
- المؤثرات الأقتصادية:- من أهمها الكساد أو الأزدهار الأقتصادي والدخول تحت منظمة عمل المنظمات الأقتصادية العالمية مثل IOS
- المؤثرات الأجتماعية:- هي الناجمة عن أبعاد أجتماعية مثل العادات والتقااليد وتغيير الرغبات و أذواق الزبائن.
- المؤثرات الجغرافية:- هي مؤثرات الظروف المناخية(حرارة:أمطارء عواصف) وتأثيرات الموقع الجترافي الأخرى
- الأساس الوظيفي:- هو الأكثر شيوعاً حيث يتم تنظيم الأعمال في المنظمة في ضوء الوظائف الرئيسية لها (الأنتاج»التمويل:التسويق)
- نوع الزبون:- أي على أساس فات المستهلكين ألذين يتعاملون مع منتجات المنظمة (رجالي , نسانئي , أطفال).
- الموقع الجغرافي:- عندما تتوزع أنشطة المنظمة على عدة مواقع جغرافية يتم تقسيم أعمالها حسب الموقع (الوسط الجنوب:الشمال).
- العمليات الأنتاجية:- وفق العمل الأنتاجي المتسلسل (سباكةءخياطة»صياغة.تجميع)
- .الزمان:- أذا كانت المنظمة تعمل بأكثر من وجبة عمل يتم تنظيم العمل على أساس ادارة الوجبات (صباحية:مسائية).
- الأساس المركب:- أي أستخدام أكثر من أساس من ما ذكر أعلاه.
- قيادة المشروع نحو الأهداف المرسومة.
- الأتصال بالعاملين وتحفيزهم.
- الرقابة على العاملين ومتابعة عمليات التنفيذ.
- أتخاذ القرارات اللازمة لحل المشاكل وتسوية الصراعات.
- المشاريع الأنشاية
- .المشاريع الخدمية
- المشاريع الأقتصادية
- المشاريع الصناعية.
- لمشاريع العلمية
- المشاريع الاجتماعية
- الوقت المطلوب لتجهيز المواد اللازمة لعملية التنفيذ.
- أنواع و أعداد و مدة أستعمال المكائن والمعدات المطلوبة للتنفيذ.
- نوع و أعداد العاملين الواجب أستخدامهم لعملية التنفيذ ومدة عملهم
- المتطلبات المالية الأضافية ألتي قد يحتاجها المشروع أثناء عملية التنفيذ
- المدة الزمنية المطلوبة لأنجاز المشروع بكل متطلباته
المزايا:-
- تعميق وتوسيع خبرات العاملين في القسم الوظيفي ألذي يرتبط فيه المشروع من خلال تفاعلهم و أشتراكهم في تبادل الخبره.
- أعطاء مرونة عالية لأستخدام العاملين و أن العاملين في القسم يكونون قاعدة دعم للمشروع.
- يبقى القسم الوظيفي قاعدة في تقديم الدعم التقني حتى عندما يترك الأفراد المشروع.
- يبقى الزبون لا يحضى بأهتمام العاملين لأن القسم الوظيفي يبقى تركيزه على المهام الروتينيه الخاصه به.
- عمل الأفراد يكون موجهاً بأتجاه الوظيفه والتخصص بدلاً من المشكلة التي تمثل الأساس في نجاح المشروع.
- عدم وضوج مسؤولية المشروع أذ لا يوجد فرد يتحمل المسؤولية الكاملة على المشروع
- يتم التركيز على الأنشطة المرتبطة بتخصص القسم الوظيفي مع أهتمام أقل بالجوانب
- لاتشكل حافزاً للأفراد لتقديم مساهماتهم بالشكل الأمثل
- لايصلح هذا التنظيم للمشاريع المعقده والكبيره ثل تطوير صناعة الطائرات أو الأبحاث الأستراتيجية
المزايا:-
- سلطة المدير كاملة على المشروع بالرغم من انه يعمل تحت أشراف وقيادة أحد الرؤساء.
- قوة العمل بالمشروع ترتبط بشكل مباشر مع مدير المشروع
- كفاءة الأتصالات نتيجة أختصار خطوط الأتصالات ويمكن لمدير المشروع أن يتصل مباشرة بالأدارة العليا للمنظمة.
- سرعة عالية في الأستجابة لمتطلبات الزبون وأحتياجات الأدارة العليا وذلك لقدرة أدارة المشروع على أتخاذ القرارات السريعة.
- سهولة في فهم الأدوار التنظيمية ومرونة عالية في التنفيذ من خلاال تفاعلهم وأشتراكهم في تبادل المعرفة والخبرة.
- عند تعدد المشروعات التي تنفذها المنظمة في وقت واحد قد يؤدي ذلك الى بعثرة الجهود.
- أن هذا التنظيم يمنع أدارة المشروع من الأستفادة من الخبرات الفنية المتاحه في المنظمة.
- يولد أحساس بالقلق لأعضاء الفريق لتفكيرهم بمصير الفريق بعد أنتهاء المشروع.
- يولد درجة من عدم الأتساق في طريقة تنفيذ السياسات المرسومة من قبل المنظمة.
المزايا:-
- مدير المشروع يتحمل مسؤولية المشروع لأنجاز المشروع وفق معاير(الزمن:الكلفه.الجودة)
- يتيح فرصة الأستفادة من الخبرات المتاحة في المنظمة من خلال أستخدامها بشكل مؤقت.
- عند تعدد المشروعات يسمح بأستخدام الموارد المتاحة في المنظمة لغرض تحقيق الأهداف.
- أستجابة سريعة لأحتياجات الزبون وبنفس مرونة التنظيم المستقل.
- تحقيق الأتساق بين اجراءات وسياسات المشروع مع المنظمة لتوفر قنوات أتصال مناسبة.
- يولد صراعات بين مديري المشروعات لسعي كل مدير للحوصل على أفضل الموارد للنجاح.
- ضعف درجة تحكم أدارة المشروع بالقرارت التقنية والتنظيمية وحسب الأختصاص.
- يتعارض مع مبدأ أساسي في الأدارة و هو (وحدة الأمر).
تعليقات
إرسال تعليق